Statut de l’AFJ

STATUTS de L’AFJ 

Traduction française des statuts déposés en mars 2014 

I Disposition générale 

Article 1  (Dénomination) 

La présente association se dénomme AFJ 一般社団法人 (le sigle AFJ signifiant Association des  Français du Japon, 在日フランス人協会 en japonais) 

Article 2 (Siège)  

Le Bureau de l’Association se situe à Ambassade de France, section consulaire, 4-11-44 Minami  Azabu, Minato-Ku, Tokyo 106-8514 

L’Association pourra fonder des bureaux secondaires sur la decision du Comité exécutif.  

II But et Activités  

Article 3 (But)  

L’Association a pour but l’accueil, la convivialité et la solidarité au sein de la communauté française  s’installant ou installée au Japon. Elle peut aussi exceptionnellement venir en aide à d’autres  populations résidant au Japon. 

Article 4 (Activités)  

– Aider à l’acccueil et à l’intégration des Français et des francophones, nouveaux arrivants au  Japon ;  

– Promouvoir des échanges  

– Accorder l’assistance aux compatriotes en difficulté 

– Toutes autres activités nécessaires afin de réaliser les buts de l’Association.  

III – MEMBRES 

Article 5 (Membres de l’Association et adhésion) 

Toute personne qui a plus de 20 ans révolus, Française ou francophone, résidant au Japon peut faire  partie de l’Association. Le Comité Exécutif a le droit de refuser une adhésion et/ou le renouvellement  . Les Membres sont considérés comme membres au sens de la loi sur l’Association et ont seuls les  droits et les obligations relatifs à l’Association.  

1.Les Membres sont ceux qui adhérent activement à l’Association en payant une cotisation annuelle  ou pluriannuelle dont le montant est déterminé tous les ans par l’Assemblée Générale.  a. Les Membres ordinaires qui payent une cotisation annuelle ; 

1. Les Membres à Vie, sont ceux qui ont payé une cotisation unique, égale ou supérieure à dix fois  la cotisation ordinaire annuelle dont le montant est déterminé par l’Assemblée Générale. Ils sont  dispensés pour l’avenir de cotisation;

2.Les membres associés sont ceux qui ne paient pas la cotisation et n’ont pas de droit de vote. 

Article 6 (Cotisation)  

Le montant des cotisations est décidé annuellement lors de l’assemblée générale ordinaire sur  proposition du comité exécutif. 

Le droit des membres est suspendu sur la décision du Comité exécutif en cas du non-paiement de  cotisation.  

Article 7 (Démission)  

Les membres peuvent démissionner à tout moment en faisant parvenir au Président un écrit sur par le media de leur choix. 

Article 8 (Radiation et la perte de la qualité du membre)  

La qualité de membre (membre ou membre associé) de l’Association se perd pour les motifs suivants,  par exclusion prononcée lors d’une Assemblée Générale: 

– En cas de violation des présents statuts ou des règlements afférents ;  

– En cas d’atteinte à l’honneur de l’Association ou d’agissements contraires à ses intérêts; – Pour tout comportement, action ou dire que l’Assemblée Générale jugera contraire aux intérêts de  l’AFJ 

2 La qualité de membre de l’Association se perd également par :  

– radiation automatique pour non paiement ou non renouvellement de la cotisation annuelle;  – départ définitif du Japon, par le décès ou la mise sous tutelle pour les membres et les membres  associés 

3 La radiation ou la perte de la qualité de membre ne donnent pas droit à remboursement de  cotisation.  

IV – ASSEMBLEE GENERALE  

Article 9 (type) 

Les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires sont convoquées par  le président sur décision du Comité exécutif. 

Article 10 (Composition)  

Les Assemblées générales se composent de tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation  au moment de leurs tenues. 

Article 11 (Compétence) 

L’Assemblée générale prend des résolutions sur :  

– La radiation de membres et des membres associés 

– La nomination et révocation des administrateurs et commissaires aux comptes ;  – L’approbation des bilans et des rapports financiers;  

– La modification des statuts ; 

– La dissolution et disposition des actifs;  

– La détermination du montant des cotisations ; 

– La répartition des ressources au sein des différentes caisses de secours ou de solidarité.

– Tout autre sujet pour lequel la résolution de l’Assemblée générale est requise par la loi ou par les  présents statuts.  

Article 12 (Ouverture Convocation)  

L’Assemblée générale ordinaire se tient une fois par an dans les trois mois qui suivent la clôture de  l’exercice.  

2 L’Assemblée Générale se réunit à proximité du siège dans un rayon de 50 kms sauf en cas de  force majeure.  

3 Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée sur la demande écrite des 1/5 au  moins des membres ayant un droit de vote, adressée au Comité Exécutif. 

4 La convocation et l’ordre du jour des assemblées doivent être envoyés aux membres 4  semaines avant la tenue de l’assemblée. 

Article 13 (Président)  

L’Assemblée Générale est présidée par le Président de l’Association, ou à défaut, par un des membres  du Comité exécutif. 

Article 14 (Vote) 

Chaque membre dispose d’un droit de vote. 

2 Le vote par correspondance, électronique ou postale, est autorisé pour les questions soumises  par écrit en temps utile aux membres de l’Association. 

3 Par ailleurs, les membres ayant un droit de vote peuvent déléguer celui-ci à un autre membre  de l’Association ayant un droit de vote. Les pouvoirs dont un exemplaire sera joint au bulletin de vote  envoyé à chaque membre doivent pour être valides, être remis au bureau de l’Assemblée avant le vote de la première résolution. 

Article 15 (Résolutions)  

Un quorum de 1/4 des membres présents ou représentés est nécessaire pour que les assemblées  générales puissent être valides et les résolutions doivent être approuvées à la majorité absolue, sauf  disposition légale contraire. 

Nonobstant le paragraphe précédent, la participation de la moitié des membres ayant un droit de  vote (effectivement présents ou représentés dans les conditions définies à l’Article 15 ci dessus) est  nécessaire pour les résolutions suivantes. De telles résolutions doivent être approuvées par une  majorité d’au moins deux tiers des voix présentes ou représentées:  

– la radiation de membres et des membres associés ; 

– la révocation des commissaires au compte ou des administrateurs; 

– la modification des statuts  

– Dissolution et disposition des actifs; 

– Tous les autres sujets pour lesquelles la loi ou les présents statuts requièrent la majorité des deux  tiers.  

Article 16 ( procès- verbal)  

Le procès-verbal est établi après chaque assemblée conformément aux dispositions légales, et signé  par le Président et les administrateurs présents à l’Assemblée. Tous les procès verbaux seront  disponibles pour consultation pendant 10 ans sur le site internet de l’Association. 

Article 17 (règlement intérieur) 

Un règlement intérieur sera établi afin de déterminer les modalités concrètes relatives au  fonctionnement de l’Association y compris les assemblées générales.  

V- ADMINISTRATEURS 

Article 18 (Administrateur et commissaires aux comptes)  

L’Association aura :  

– 4 Administrateurs au moins et quinze Administrateurs au plus, dont un président, au plus deux  vice présidents, un secrétaire général et un trésorier. Seul, le Président doit être de nationalité  française. Le président et 3/4 des administrateurs doivent être de nationalité française. Toutefois,  si, en cas de démission ou de disparition d’un administrateur en cours de mandat, le ratio de 3/4  n’est plus respecté, un ration inférieur sera accepté jusqu’au renouvellement du comité  d’administration lor de la prochaine assemblée générale.  

– 2 commissaires aux comptes au plus.  

Leurs fonctions sont bénévoles.  

Article 19 (Nomination des administrateurs et commissaires aux comptes)  Les Administrateurs et les commissaires aux comptes sont élus à l’Assemblée Générale. Pour être élu  comme administrateur lors de l’assemblée générale, la présence des candidats n’est pas obligatoire. 

2 Le président est élu par les administrateurs nouvellement élus.  

3 Une même personne ne peut être Président plus de trois ans consécutifs. 

4 Le président nomme au plus deux vice-presidents, son trésorier et son secrétaire général parmi  les administrateurs nouvellement élus.  

5 Le Commissaire aux comptes ne peut pas être en même temps administrateur et employé de  l’Association ou d’une des filiales de l’Association.  

6 Le nombre de conjoints et de membres de la famille jusqu’au 3e degré de parenté (ou toute  autre personne mentionnée par décret) d’un administrateur ne peut dépasser le tiers du nombre total  d’administrateurs. Ce même principe s’applique aux commissaires aux comptes.  

7 Le nombre des administrateurs ou employés ou toute autre personne ayant un statut similaire  déterminée comme telle par la loi ou le décret d’une autre entité sociale similaire à l’AFJ (à  l’exlucions des associations à but public ou celles désignées par le décret) ne doit pas représenter plus  du tiers du nombre des administrateurs de l’AFJ.  

Article 20 (fonctions d’administrateurs)  

Les Administrateurs exécutent leurs fonctions conformément aux dispositions légales et statutaires.  

2 Le Président représente l’Association conformément aux dispositions légales et statutaires et  les Vice-Présidents assistent le Président.  

Article 21 (fonctions de commissaires aux comptes)  

Les Commissaires aux comptes surveillent l’exécution des fonctions des administrateurs et 

établissent les rapports financier et moral conformément aux dispositions légales et statutaires.  

2 Ils peuvent demander à tout moment aux administrateurs le compte de rendu des activités de  l’Association et enquêter sur la situation financière de l’Association.  

Article 22 (Mandat) 

La durée des fonctions des administrateurs est de 1 an. Les fonctions d’un administrateur prennent  fin à l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire tenue dans l’année au cours de laquelle  expire le mandat dudit administrateur.  

2 La durée des fonctions des commissaires aux comptes est de 3 ans. Les fonctions d’un  commissaire aux comptes prennent fin à l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire  tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat dudit commissaire aux comptes.  

3 Pour le cas où un administrateur élu démissionne au cours de son mandat, l’Assemblée  générale peut élire préalablement un administrateur complémentaire, pour le restant du mandat de  l’administrateur démissionnaire.  

Article 23 (Limitation de transaction, conflit d’intérêt)  

Avant de procéder aux transactions ci-dessous, les Administrateurs doivent recueillir l’approbation  du Comité exécutif après avoir exposé les informations importantes relatives aux transactions  envisagées.  

– Transaction relative aux activités similaires à celles de l’Association, faite pour le bénéfice de  l’administrateur lui-même ou pour une tierce partie ; 

– Transaction avec l’Association pour le bénéfice de l’administrateur lui-même ou pour une tierce  partie ;  

– Cautionnement par l’Association des dettes de l’administrateur et autres transactions susceptibles  de créer une situation de conflit d’intérêt entre l’administrateur et l’Association.  2 L’administateur ayant procédé aux actes énuméré ci-dessus sont tenus de rendre compte des  informations importantes relatives auxdits actes.  

Article 24 (Plafonnement de responsabilité)  

L’Association peut, conformément aux dispositions légales, par décision du Comité exécutif,  exempter la responsabilité d’un administrateur au-delà du montant minimum prévu par la loi.  

VI – COMITE EXECUTIF 

Article 25 (Composition)  

L’Association est gérée par un Comité Exécutif.  

Tous les Administrateurs de l’Association sont membres du comité exécutif 

Article 26 (Attribution)  

Le Comité exécutif se charge :  

– De l’organisation des activités ;  

– De la surveillance des administrateurs ; 

– De la détermination de la date et du lieu de l’Assemblée Générale et de l’ordre du jour.  – De l’établissement ou abolition des règlements intérieurs.  

Le Comité exécutif ne peut déléguer la prise de décision aux administrateurs à propos de :  – La disposition ou acquisition de biens importants ;  

– L’endettement pour un montant important ;

– La nomination et révocation des employés importants ;  

– L’installation, la modification ou la suppression des bureaux secondaires, la modification de  l’organisation ; 

– L’exemption de la responsabilité telle que prévue à l’article 24. 

Article 27 (Convocation et séance)  

Le Comité exécutif se réunit sur convocation du Président, ou, en cas d’empêchement, d’un des  autres Administrateurs.  

En cas de consentement de tous les administrateurs, le Comité exécutif peut délibérer sans procéder  à la procédure de convocation. 

Sauf disposition légale contraire, le Président préside le Comité exécutif. 

Le Comité exécutif ne peut valablement délibérer que si la moitié des Administrateurs est présente.  Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres du comité exécutif présents.  L’Administrateur ayant un intérêt particulier à la décision envisagée ne peut participer au vote.  

Un article à l’ordre du jour faisant l’objet de délibération au Comité exécutif, est réputé approuvé par  le Comité exécutif (sauf le cas où le commissaire aux comptes émet un avis contraire) si tous les  administrateurs (excepté ceux qui ne sont pas permis à ladite délibération) présentent leur  consentement par écrit ou par voie électronique.  

Article 28 (Compte rendu)  

Les Administrateurs rendent compte de l’exécution de leur mission au Comité exécutif, 2 fois par  exercice et avec au moins 4 mois d’intervalle.  

Article 29 (Procès-Verbal)  

Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal conformément à la loi.  

Le procès-verbal est signé par le Président de séance et les administrateurs et commissaires aux  comptes présents.  

Article 30 (Autres règles)  

Toutes les autres règles relatives au Comité exécutif sont régies par le règlement intérieur. 

VII Correspondants et Commissions  

Article 31 (Chargés de mission)  

Le Comité exécutif est libre de nommer des personnes même non membres pour le suivi de questions  de compétences particulières. Ces personnes nommées, chargées de mission, ne sont pas membres du  Comité exécutif et ne bénéficient pas des privilèges réservés aux Administrateurs. 

La contribution des Chargés de mission doit être impérativement bénévole. 

Article 32 (Commissions)  

Le Comité exécutif peut créer des commissions chargées de l’étude de divers problèmes dont  pourront également faire partie des membres ou non choisis à l’extérieur du Comité. Au moins, un  membre du comité exécutif doit faire partie de chacune de ces commissions. 

Les rapporteurs de ces commissions rendent compte au Comité exécutif de l’évolution de leurs  travaux, et provoquent de sa part les décisions nécessaires. 

VIII – Kikin  

Article 33 (« dettes contractées » )  

L’Association peut contracter de dettes pour former des KIKIN.  

Tous les fonds reçus deviennent la propriété de l’Association dont le comité exécutif assure  l’utilisation pour le bien de l’association. L’Association ne restituera des KIKINS qu’au moment de sa  dissolution.  

Le liquidateur décidera ultérieurement du lieu, de la procédure ou toutes les autres informations  nécessaires pour la restitution des KIKINS. 

IX – GESTION FINANCIERE 

Article 34 (exercice social)  

L’exercice social de l’Association commence le 16 mai de chaque année et se clôture le 15 mai de  l’année suivante. 

Article 35 (établissement du plan d’action et budget)  

Le Président est tenu de préparer un plan d’action stratégique jusqu’à la veille du début du nouvel  exercice et d’obtenir l’approbation du Comité pour le budget , le programme de collecte de fonds et d’investissement en équipement ou en cas de modification dudit budget.  

2 Nonobstant le paragraphe précédent, en cas d’impossiblité d’établir le budget pour des raisons  exceptionnelles, le Président peut, sur l’approbation de l’Assemblée Générale, accepter des recettes et  procéder à des dépenses sur la base du budget de l’exercice précédent.  

3 Les recettes et les dépenses sont alors comptabilisées dans le nouvel exercice.  

Article 36 (compte rendu)  

Après la clôture de chaque exercice, le Président doit préparer et faire auditer par le commissaire aux  comptes les documents suivants, les faire approuver par le Comité exécutif et les présenter et les faire  approuver par l’Assemblée Générale.  

1. Rapport moral, annexe au rapport moral 
2. Bilan, Compte de résultats et leur annexe 
3. Liste des actifs 

Article 37 (Non distribution des excédents)  

L’Association ne distribue pas les excédents.  

X – CAISSE DE SECOURS 

Article 38 

Le Comité exécutif administre une Caisse de Secours et éventuellement des Caisses de Solidarité alimentées par des subventions et des dons spontanés ou sollicités et les excédents générés par les  activités de l’association. La Caisse de Secours est destinée à aider les Français résidant au Japon qui 

se trouvent en difficulté. D’autres caisses de solidarité peuvent être constituées sur proposition du  comité exécutif. 

2 Dans le cas où une caisse de secours et plusieurs caisses de solidarité seraient gérées,  l’assemblée générale décide chaque année des ressources allouées à chacune d’entre elles. 

3 Le Comité exécutif décide de l’utilisation de ses fonds dans les limites votées lors de  l’assemblée générale. 

4 La gestion de la Caisse de Secours et les caisses de solidarité font l’objet chaque année d’un  compte-rendu du Comité exécutif qui sera voté et accepté par une assemblée générale. 

XI – MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION 

Article 39 (modifications des statuts et dissolution)  

Les présents statuts ne peuvent être modifiés que par délibération de l’Assemblée Générale Ordinaire  ou d’une Assemblée Générale Extraordinaire.La participation de la moitié des membres ayant un  droit de vote (effectivement présents ou représentés dans les conditions définies à l’Article 15 ci  dessus) est nécessaire pour telles résolutions qui doivent être approuvées par une majorité d’au moins  deux tiers des voix présentes ou représentées.  

Article 40 (attribution de l’actif disponible)  

En cas de dissolution par décision de l’Assemblée Générale, l’actif disponible sera attribué, après  consultation avec le Consul, chef de la section consulaire de l’Ambassade de France au Japon, à une  ou plusieurs collectivités locales ou à des associations d’intérêt public (koeki shyadan hojin ou koeki  zaidan hojin).  

XII – Annonce (kokoku)  

Article 41 

Toutes les annonces relatives à l’Association seront faites par publication sur le site internet de  l’association.  

XIII – Annexes 

Article 42 (premier exercice social)  

Le premier exercice social de l’Association sera de la date de la constitution de l’Association au 15 mai  2014 

Article 43 (premiers président, administrateurs et commissaires aux comptes)  Administrateurs : Bruno LEROY  

 Bernard SOUROQUE  

 Marie France ONO 

 Eric LAURENS 

President : Bruno LEROY, 

Commissaire aux comptes : Michel ROY 

Article 44 (premiers membres fondateurs)  

Les noms et adresses des premiers membres fondateurs sont les suivants :  

Bruno LEROY 

1-17-6 Seta Setagaya-ku Tokyo  

Eric LAURENS  

2-10-8- 209 Nakai Shinjuku-ku Tokyo